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Demande de propositions - Portail numérique et système de gestion des relations-clients
Publié le 6 décembre 2021
Lancée par :
Musique et film Manitoba
93, avenue Lombard, bureau 410
Winnipeg (Manitoba) R3B 3B1
1. Demande de propositions
Musique et film Manitoba recherche des propositions pour créer un système de gestion des aides financières basé sur le Web et doté d’une base de données intégrée. Musique et film Manitoba cherche à remplacer sa base de données actuelle et à créer un portail et un système de demande en ligne afin de gérer ses programmes de financement et de crédit d’impôt. La Société désire lancer le nouveau système entre les mois de mai et juillet 2022. Les propositions sont dues le 17 décembre avant 17 h. Veuillez vous assurer que votre proposition explique comment le système proposé gèrera les éléments suivants : les demandes en ligne, l’évaluation des demandes en ligne, la gestion des relations, le suivi des données comptables et budgétaires, l’accès et la sécurité, l’interrogation de la base de données et l’élaboration de rapports, la personnalisation, la facilité d’utilisation, l’assistance technique et la formation. Tous les détails sur les exigences du système et de la demande de propositions sont répertoriés dans ce document.
2. Description de Musique et film Manitoba
La Société manitobaine de développement de l’enregistrement cinématographique et sonore (Musique et film Manitoba) est une société gouvernementale constituée en vertu de la Loi sur la Société manitobaine de développement de l’enregistrement cinématographique et sonore. Elle est financée par le ministère du Sport, de la Culture et du Patrimoine du gouvernement du Manitoba. Musique et film Manitoba existe pour contribuer à l’essor des industries manitobaines du film et de la musique.
Musique et film Manitoba soutient les industries manitobaines du film et de la musique conformément à ses objectifs qui sont de favoriser la création, de stimuler l’industrie, de favoriser l’embauche et d’investir au Manitoba. Elle y parvient en contribuant au développement et à la promotion des entreprises manitobaines, en participant à la production et à la mise en marché de films, d’émissions de télévision, de vidéos et d’enregistrements sonores d’œuvres musicales, et en faisant la promotion du Manitoba comme lieu de tournage auprès des maisons de production nationales et internationales. Musique et film Manitoba est un membre de l’Association of Film Commissioners International (AFCI).
En tant que société de financement, Musique et film Manitoba administre le Crédit d’impôt du Manitoba pour la production de films et de vidéos au nom du gouvernement du Manitoba et finance le développement et la production de contenus créés au Manitoba (contenus des médias de l’écran et musicaux). Musique et film Manitoba promeut également les industries manitobaines de la production des médias de l’écran et de la production musicale à l’échelle nationale et internationale. En tant que commission provinciale à la cinématographie, nous faisons la promotion du Manitoba comme lieu de tournage. Nous sommes le premier point de contact pour les maisons de production cherchant des photos de lieux pour le repérage ou des informations concernant le programme du crédit d’impôt.
Musique et film Manitoba offre une série de programmes de financement de la musique afin d’aider à élargir la scène musicale manitobaine déjà impressionnante. En tant que société de financement gouvernementale, nous encourageons les interprètes et les auteurs-compositeurs au Manitoba à développer et à promouvoir leurs compétences en offrant de l’aide par l’entremise de cinq programmes de financement. Musique et film Manitoba soutient également la croissance de l’industrie de la musique grâce à un fonds d’aide aux entreprises, soutenant ainsi les maisons de disques, les gérants d’artistes, les éditeurs et les présentateurs de musique devant public.
3. L’environnement technique de Musique et film Manitoba
- Musique et film Manitoba utilise actuellement une base de données basée sur le Web, appelée MovieSite, qui a été créée par OpenBrolly.
- Musique et film Manitoba utilise un service appelé Reel Scout pour gérer le travail de la commission à la cinématographie et les lieux dans le contexte des repérages.
- Le bureau est un environnement PC, le personnel travaillant sur des ordinateurs exécutant Microsoft Windows et Office 365.
- Musique et film Manitoba a son propre serveur pour stocker les fichiers internes.
- Musique et film Manitoba n’a pas son propre personnel informatique et s’appuie sur des fournisseurs de services techniques externes pour ses besoins.
- Musique et film Manitoba est basée à Winnipeg, au Manitoba, et compte un effectif de 11 personnes travaillant à la fois au bureau et à distance.
- Les formulaires de demande des programmes existent actuellement en format PDF, sont publiés sur le site Web de Musique et film Manitoba et peuvent être téléchargés.
- Les demandes sont soumises par les requérants par courrier électronique. Les requérants dont les fichiers sont volumineux ou ayant du contenu multimédia fournissent un lien vers un service en ligne infonuagique, tel que Google Drive ou Dropbox.
- Musique et film Manitoba utilise un service tiers appelé Smallpdf pour les signatures électroniques et pour la gestion de document.
- Musique et film Manitoba utilise le logiciel de comptabilité Sage Comptabilité.
- Musique et film Manitoba utilise Disco comme système d’archive et de gestion de musique en ligne.
- Musique et film Manitoba utilise Mailchimp pour les envois collectifs de courriels.
4. Exigences de valeur ajoutée du logiciel
Dans le cadre de cette demande de propositions, Musique et film Manitoba a identifié les fonctionnalités qui sont actuellement une priorité dans le cadre du système de gestion des relations-clients et de gestion des aides financières.
Les fonctionnalités générales :
- Les informations doivent être stockées sur des serveurs canadiens
- La capacité bilingue du système (anglais et français)
- La fonctionnalité du système de gestion des aides financières sur appareils mobiles
- La fonction de vérification orthographique et grammaticale
- Le système doit répondre aux normes d’accessibilité
- La signature électronique des documents clés
- Une interface simple et moderne
- La possibilité d’émettre des paiements numériques aux requérants
- Un seul système intégré de réception des demandes de financement et de base de données, y compris la possibilité d’élaboration de rapports détaillés
- La capacité de travailler avec Musique et film Manitoba afin de développer un flux de travail efficace, de la réception des demandes jusqu’à la clôture des dossiers
- Une assistance technique rapide, compétente et continue
- Le système doit offrir une fonction de recherche afin de permettre la localisation de données précises au sein du système de gestion des relations-clients
- Un portail propre aux jurys et une capacité de gestion d’accès restreint par utilisateur
- L’accès par l’ARC à des renseignements limités concernant les demandes de crédits d’impôt (remarque : l’ARC est le coadministrateur du Crédit d’impôt du Manitoba pour la production de films et de vidéos)
- Une fonction antivirus pour les téléchargements de documents
- Le personnel de Musique et film Manitoba doit avoir la possibilité de réinitialiser les justificatifs d’accès
- Des formulaires et des champs personnalisables pouvant être gérés par le personnel de Musique et film Manitoba
La sécurité :
- Une fonctionnalité de signature électronique pour l’octroi des subventions, conformément au Règlement sur les signatures électroniques sécurisées du Canada, à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et à la Loi sur l’accès à l’information et la protection de la vie privée (LAIPVP) du Manitoba
- Le système doit assurer la sécurité des informations conformément à la LPRPDE et la LAIPVP
- La sécurité doit répondre à des normes élevées, car la base de données stockera des informations sur les contribuables
Les fonctionnalités du portail pour le dépôt des demandes :
- La possibilité pour les requérants d’accéder aux données sur le financement reçu au cours de l’année civile ou fiscale
- La possibilité de créer des profils clients afin qu’ils puissent éditer certains champs — le personnel aura accès à d’autres informations, y compris des informations clés telles que l’état de la récupération des investissements ou la somme des fonds attribués, ou encore l’état des dossiers/dossiers en retard (onglet état du dossier)
- La possibilité de sauvegarder les demandes en cours afin que les requérants puissent travailler sur les demandes au fil du temps
- La possibilité pour les requérants de voir l’état de leur demande
- La possibilité pour les requérants de voir les éléments non réglés ou les points de suivi
- Les champs des formulaires de demande doivent alimenter automatiquement la base de données
- La possibilité de créer un profil pour chaque requérant, accompagné des informations sur l’entreprise
- La possibilité de créer des champs obligatoires dans les formulaires
- La possibilité pour les requérants d’avoir un profil dans lequel ils n’auront à entrer leurs informations personnelles et d’entreprise qu’une seule fois
- Des formulaires de demandes sur mesure et bilingues pour tous les programmes et le crédit d’impôt
- La possibilité pour le personnel de Musique et film Manitoba de créer ou de reproduire des flux de travail
- La possibilité pour les requérants de sauvegarder une copie de leur demande remplie dans leurs propres dossiers
- La possibilité pour plusieurs co-requérants de collaborer sur la même demande
- La possibilité pour les requérants de joindre à leurs demandes des pièces justificatives et des fichiers de tous types
- La possibilité de recevoir et de gérer les pièces jointes et de les lier à une demande, un fichier ou un projet précis
- L’envoi d’avis automatisés au personnel lorsque des demandes précises sont reçues ou que des pièces justificatives supplémentaires ou révisées sont jointes au dossier
- Les critères d’admissibilité doivent être satisfaits pour qu’une demande puisse être déposée
- La possibilité de remplir automatiquement des documents tels que des contrats ou des lettres d’engagement avec les informations du requérant et les informations de la demande
Le traitement des demandes des programmes de financement :
- Une sous fenêtre de révision avec un accès facile à toutes les informations concernant la demande et aux documents associés
- Le système doit permettre aux demandes de passer par diverses étapes d’évaluation et d’approbation internes et par différents membres du personnel
La base de données :
- Le suivi de toutes les données des clients avec des liens vers des projets spécifiques (par exemple, il doit être possible de rechercher un individu ou une entreprise et de voir à quels projets ils sont associés)
- La possibilité de générer des modèles de documents, notamment des avis de réception, des rapports d’affaires commerciales, des contrats et des rapports de clôture de dossier, avec des informations provenant de la base de données. Ces documents doivent être associés au dossier en question et plusieurs versions doivent pouvoir être créées
- Des alertes automatisées pour informer les requérants des échéances et les avertir lors de situation de défaut
- Le suivi des informations nécessaires afin de traiter une demande, avec la possibilité d’inclure des notes sur les informations manquantes
- La capacité du fournisseur de services à migrer les données de la base de données actuelle de Musique et film Manitoba vers le nouveau système
L’émission d’avis et de lettres :
- La possibilité de générer des lettres et des documents et de créer et enregistrer des documents dans la base de données
- La possibilité d’envoyer des rappels par courriel aux clients et aux membres du personnel concernant les dates importantes
- La possibilité d’envoyer des avis de réception et des courriels sur l’état des projets (par exemple, demande reçue, en cours d’évaluation, approuvée, rapport final dû, etc.)
- La compatibilité avec un logiciel de marketing par courrier électronique
La gestion des rapports intérimaires et finaux des projets :
- La possibilité d’ajouter de nouveaux documents à une demande associée à un projet dans le cadre des rapports intérimaires et finaux (par exemple, les rapports de coûts, les génériques de début et de fin, les documents sur le kilométrage, les calendriers finaux des tournées, etc.)
- La possibilité de suivre les jalons du contrat, y compris les documents et les informations requis pour débloquer chaque versement du financement
- Le dépôt des rapports d’emploi
La génération de rapports :
- Le suivi des rapports d’emploi — un accès facile aux statistiques de développement de la main-d’œuvre
- Des rapports sur mesure avec la possibilité de trier les données selon des critères précis et d’exporter les résultats vers un document Excel contenant tous les champs identifiés dans la requête et liés à un projet (la possibilité de créer des rapports prédéfinis avec certains champs)
- Le suivi des paiements de récupération des investissements concernant les programmes cinématographiques et des dates d’échéance des rapports, et la possibilité de joindre des rapports de ventes
- Un flux de travail pour la préparation et le suivi des chèques pour divers versements
- La possibilité d’exporter des données vers Excel
Le suivi financier et budgétaire :
- La possibilité de surveiller les budgets totaux des programmes, les engagements financiers et les ajustements
L’assistance technique :
- Le fournisseur de services doit pouvoir offrir une assistance technique continue au personnel de Musique et film Manitoba
- Le fournisseur de services doit pouvoir former le personnel de Musique et film Manitoba à l’utilisation du système
- Un menu d’aide pour les requérants
L’administration du système :
- Le système doit permettre au personnel de Musique et film Manitoba d’apporter des modifications aux formulaires en ligne et de modifier les demandes au besoin sans avoir à accéder à l’assistance technique
- Le système doit permettre à une personne qui n’est pas un ingénieur en logiciels d’ajuster le flux de travail selon les besoins
5. Les critères de sélection
Musique et film Manitoba prendra plusieurs critères en considération afin de sélectionner le fournisseur le plus approprié pour ces besoins en logiciels. Les soumissionnaires sont encouragés à être minutieux dans leurs propositions. Nous examinerons les propositions en prêtant une attention particulière à la qualité démontrée du service à la clientèle et de l’assistance.
- Une expérience antérieure pertinente
- La qualité et la stabilité du fournisseur
- La capacité du logiciel et du fournisseur de services à répondre aux exigences de valeur ajoutée
- Une compréhension des buts et objectifs de Musique et film Manitoba
- L’adéquation de la solution apportée
- Les considérations financières
Un soumissionnaire donné, y compris celui ayant le devis le plus bas, peut ne pas être retenu. Musique et film Manitoba ne sera pas tenue responsable des frais encourus par les répondants pour la préparation et la présentation de leurs propositions.
6. Le contenu et le format de la proposition
Veuillez compléter toutes les parties de la demande de propositions. Si vous désirez soumettre du matériel supplémentaire ou si d’autres questions doivent être traitées, veuillez étiqueter clairement les pièces jointes et les référencer dans votre proposition. Votre proposition servira de base à l’examen de votre potentiel en tant que partenaire.
Les exigences supplémentaires de la demande de propositions
- Une description détaillée des services qui seront fournis
- Les détails concernant toutes les licences requises et les coûts annuels associés
- Le détail des frais à payer à de tierces parties
- Le coût total du projet jusqu’à son achèvement
- Les frais d’assistance technique annuels, le cas échéant
- Une description de l’assistance technique et de la formation qui seront offertes au personnel de Musique et film Manitoba
- Les exigences en matière de bande passante du système infonuagique de gestion des aides financières
- Les détails concernant la migration des données et les formats acceptés
- Le calendrier du projet et la date d’achèvement
Les détails sur la portée des travaux de la demande de propositions
- La communication de documents et la collecte d’informations auprès de Musique et film Manitoba
- La création de la nouvelle base de données (système de gestion des relations-clients) et d’un système numérique en ligne de gestion des aides financières et du crédit d’impôt
- La création du portail bilingue de dépôt des demandes pour les clients (français et anglais)
- La migration des informations de base de données actuelles de MovieSite vers le nouveau système
- La formation du personnel à l’utilisation du nouveau système
- Une assistance technique de haut de gamme pendant un an à compter de la date de lancement du nouveau système de gestion des aides financières
- L’intégration de 14 programmes de financement actuels et du programme de crédit d’impôt dans le nouveau système (des exemples de formulaires de programmes sont accessibles ici, ainsi que par demande par courriel)
7. Les informations requises
7.1 Informations d’entreprises
Afin de mieux connaitre votre entreprise et votre capacité à répondre avec succès à ce besoin important de Musique et film Manitoba, veuillez fournir les informations ci-dessous dans le cadre de votre proposition, en faisant clairement référence à chaque point.
- La présentation de l’entreprise et son expérience dans le développement de solutions de gestion d’aides financières
- La liste des villes dans lesquelles l’entreprise a des bureaux
- Le nombre d’employés
- Veuillez indiquer ce qui différencie votre entreprise de vos concurrents
- Une partie du travail sera-t-elle sous-traitée à des entreprises tierces ? Si tel est le cas, veuillez dresser la liste des composants qui seront sous-traités et fournir les détails concernant tous les accords qui sont en place, ainsi que la liste des travaux antérieurs que vous avez réalisés ensemble.
- Veuillez décrire l’approche de votre entreprise en matière de mises à niveau et d’améliorations de produits
- Veuillez fournir des détails sur trois clients actuels ou antérieurs, dont la portée et les exigences des projets sont similaires à celles de Musique et film Manitoba
7.2 L’approche proposée
Afin de mieux connaitre votre entreprise et votre capacité à répondre avec succès à ce besoin important de Musique et film Manitoba, veuillez fournir les informations ci-dessous dans le cadre de votre proposition, en faisant clairement référence à chaque point.
- Veuillez fournir une proposition de plan de travail pour la migration vers votre logiciel de gestion des relations-clients et de gestions des aides financières. Plus précisément, veuillez fournir les informations suivantes :
i. Les activités principales
ii. L’horaire
iii. Les exigences en matière d’informations et de ressources de la part de Musique et film Manitoba
iv. Les livrables
v. Les jalons clés, les points de contrôle et les autres points de décision
- Si nous choisissons votre entreprise, de quelles ressources (par exemple, quelles informations, données, ressources en personnel, communications) aurez-vous besoin de la part de Musique et film Manitoba pendant la migration des données et de façon générale ?
- Veuillez identifier les membres de votre équipe qui seront affectés au compte et décrire comment vous prévoyez d’interagir avec notre personnel et tout fournisseur tiers susceptible de fournir des services à Musique et film Manitoba.
- Quels services votre entreprise propose-t-elle en matière d’installation ?
- Veuillez décrire les besoins en matière de matériels informatiques liés au serveur et en matière de logiciel pour le serveur basé sur le Web. Quelle est la bande passante requise pour l’utilisation d’un système infonuagique de gestion des aides financières ?
- Veuillez décrire la manière dont votre système de gestion des relations-clients et de gestion des aides financières gèrera les éléments suivants :
i. Les demandes en ligne
ii. L’évaluation des demandes en ligne
iii. La gestion des relations-clients
iv. La comptabilité et la budgétisation
v. Le suivi, l’accès et la sécurité des données
vi. Les demandes d’informations et de présentation de rapports au sein de la base de données
vii. La personnalisation
viii. La facilité d’utilisation
x. L’assistance technique et la formation
8. Le coût
Veuillez décrire le modèle de tarification que vous utilisez, notamment :
- Les frais annuels
- Les licences
- Les frais d’entretien
- Les frais de l’assistance technique
- Tous les frais supplémentaires, le cas échéant
Veuillez décrire les coûts en dollars canadiens associés à la configuration (par exemple, la migration des données, la personnalisation des flux de travail, la préparation des modèles de formulaires et des modes d’emploi), la mise en œuvre (la migration des données), le soutien (la formation des administrateurs et des utilisateurs) et l’entretien (le dépannage, les mises à niveau).
9. Les communications et les réponses
Kevin Gabriel est le représentant désigné de Musique et film Manitoba concernant la gestion de la réception des propositions. Veuillez adresser toutes vos demandes d’informations à :
Kevin Gabriel, Chef des opérations
Musique et film Manitoba
93, avenue Lombard, bureau 410
Winnipeg (Manitoba) R3B 3B1
204 947-2040
kevin@mbfilmmusic.ca
cc. stephen@mbfilmmusic.ca, brian@mbfilmmusic.ca
10. Directives de dépôt des propositions
Veuillez soumettre une copie électronique de votre proposition à :
Kevin Gabriel, Chef des opérations
kevin@mbfilmmusic.ca
cc. stephen@mbfilmmusic.ca, brian@mbfilmmusic.ca
11. Les dates importantes
Lancement de la demande de propositions : 2021-12-03
Communication de l’intention de répondre et échéance pour les questions : 2021-12-09
Réponses aux questions : 2021-12-13
Échéance pour les propositions : 2021-12-17 *
Sélection du fournisseur : 2022-01-04
* Veuillez soumettre votre proposition avant 17 h le jour de l’échéance.
12. Informations supplémentaires
Le volume de demandes
Le volume de demande — les chiffres ci-dessous sont basés sur des moyennes annuelles
Musique : 250 demandes provenant de 100 requérants uniques
Crédit d’impôt : 135 demandes provenant de 100 requérants uniques
Programmes cinématographiques : 110 demandes provenant de 60 requérants uniques
Nombre estimé de connexions d’utilisateurs externes par année : 3 000
Description des utilisateurs du système de gestion des aides financières
Utilisateurs internes : Nous prévoyons qu’il y aura huit employés qui seront des utilisateurs importants qui travailleront beaucoup avec le système de gestion des aides financières et trois employés qui seront des utilisateurs occasionnels.
Utilisateurs externes : Les utilisateurs externes seront les requérants aux programmes de film et de musique de Musique et film Manitoba et au programme du Crédit d’impôt pour la production de films et de vidéos, les jurés de Musique et film Manitoba et le personnel de l’ARC qui aura accès aux renseignements concernant le crédit d’impôt. Musique et film Manitoba s’attend à ce qu’il y ait les utilisateurs externes suivants : 60 jurés et membres du personnel de l’ARC qui auront besoin d’accéder à certaines informations des demandes. Ces personnes peuvent changer d’année en année, ainsi que le niveau d’accès à l’information dont elles ont besoin.
